Rodrigo Caldeira Ramos

Hoje comprei a Exame PME  deste mês (edição 19-junho/julho) e me chamou a atenção uma pequena matéria intitulada “Em pé foi mais rápido” na área “Minha inovação” (pág. 14). Em um post anterior deste blog entitulado “Qual o custo/hora de reunião na sua empresa?”, citei a experiência de uma empresa americana que passou a realizar as reuniões de pé.

Bom, a matéria descreve um caso semelhante em uma empresa brasileira. A Simples Consultoria, especializada em TI,  resolveu há um ano eliminar as cadeiras e passaram a realizar suas reuniões em pé. Interessante ver o impacto desta simples mudança.

Com as reuniões em pé, as pessoas passaram a ser mais objetivas e hoje as reuniões duram no máximo 20 minutos. Devido ao ganho de agilidade, as reuniões que antes eram semanais, passaram a ser diárias e todos os envolvidos podem participar (antes somente os gerentes participavam para evitar que as reuniões fossem ainda mais demoradas).

Segundo o fundador Érico Andrei, o novo modelo resultou em um ganho de produtividade onde o número de tarefas concluídas antes do prazo aumentou 30%, devido a melhora no fluxo de informações.

Não acho que todas as empresas devam realizar somente reuniões em pé. Mas defendo que devemos sempre buscar alternativas criativas para aumentar nossa produtividade no dia a dia.   

Quantas horas por dia passamos em reunião? Aliás, você já pensou em somar o salário por hora dos participantes e descobrir o custo/hora de reunião? Quando trabalhava em grandes empresas, lembro-me de como eram as agendas dos executivos: pulando de reunião em reunião. O dia de trabalho precisava ter 14 horas, porque no mínimo 8 estavam dedicadas para reuniões.

Em uma empresa que trabalhei a demanda por salas de reunião era tão grande que foi necessário o desenvolvimento de um sistema de reservas integrado com o Lotus Notes (software de e-mails e tarefas) e uma equipe dedicada somente ao suporte desse sistema. As salas deviam ser reservadas com semanas de antecedência sobre o risco de ter que realizar a reunião espremido em uma mesa de trabalho.

Agora pense no processo da reunião. Preparamos  apresentações sofisticadas (ou alguém da nossa equipe faz) com gráficos, imagens e efeitos especiais que demoram alguns dias para ficar pronta. No horário determinado chegamos na sala, plugamos o notebook, pegamos um café e aguardamos todos chegarem. Fazemos “um social”, pegamos outro café, para então iniciarmos a reunião. Neste “ritual” já perdemos um bom tempo. E no decorrer da apresentação, discussões intermináveis onde cada um parece fazer questão de lembrar a todos o quanto está sobrecarregado (ou outras reclamações do tipo). O foco se perde e normalmente a conclusão da reunião é que precisamos agendar outra reunião para definir o assunto.

Acho importante estimular os relacionamentos e tomar decisões em conjunto. Mas acredito que as reuniões poderiam ser muito mais efetivas e consequentemente as horas de trabalho serem mais produtivas.

Esse foi mais um tema discutido no seminário internacional de Babson, no BI International. O Prof. Julian Lange nos contou de uma empresa americana que adotou uma solução interessante: as reuniões de pé. As salas de reunião não tinham cadeiras e as mesas eram mais altas para todas as reuniões serem feitas de pé. Desta forma, é desconfortável ficar horas no local e as pessoas tendem a ir direto no assunto.

Faça as contas! Acho que já passou da hora de sermos mais criativos em nossas empresas e criarmos maneiras para ter reuniões produtivas.

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